Le principe de fonctionnement de base de la technologie RFID n'est pas compliqué : une fois que l'étiquette est entrée dans le champ magnétique, elle reçoit le signal de radiofréquence envoyé par le lecteur et transmet les informations sur le produit (PassiveTag, étiquette passive ou étiquette passive) stockées dans la puce avec le l'énergie obtenue par le courant induit, ou envoyer activement un signal d'une certaine fréquence (ActiveTag, active tag ou active tag) ; une fois que le lecteur a lu et décodé les informations, celles-ci sont envoyées au système d'information central pour le traitement des données associées.
Un système RFID (Radio Frequency Identification) se compose de deux parties : une unité de lecture/écriture et un émetteur-récepteur électronique. Le lecteur envoie des impulsions électromagnétiques à travers l'antenne, et l'émetteur-récepteur reçoit ces impulsions et envoie les informations stockées au lecteur en réponse. En fait, il s'agit de la lecture, de l'écriture ou de l'effacement sans contact de données dans la mémoire.
Techniquement, une "étiquette intelligente" consiste en un circuit RFID qui comprend une puce RFID avec une partie de radiofréquence RFID et une boucle d'une antenne ultra-mince qui est intégrée dans l'étiquette avec une fine feuille de plastique. Habituellement, une étiquette en papier est attachée à cette étiquette, et certaines informations importantes peuvent être clairement imprimées sur l'étiquette en papier. Les étiquettes intelligentes actuelles ont généralement la taille d'une carte de crédit. Pour les petites marchandises, il existe des étiquettes d'une taille de 4,5 × 4,5 cm, et il existe également des étiquettes circulaires d'un diamètre de 4,7 cm utilisées sur les CD et les DVD.
L'avantage de la technologie d'émetteur-récepteur par rapport à d'autres technologies d'identification comme les codes-barres ou les pistes magnétiques est la liaison sans fil entre le lecteur et l'émetteur-récepteur : l'unité de lecture/écriture ne nécessite pas de contact visuel avec l'émetteur-récepteur, elle peut donc être entièrement intégrée au produit. Cela signifie que l'émetteur-récepteur est adapté aux environnements difficiles et qu'il n'est pas sensible à l'humidité, à la saleté et aux influences mécaniques. Par conséquent, le système émetteur-récepteur a une fiabilité de lecture très élevée, une acquisition de données rapide et, enfin et surtout, des économies de main-d'œuvre et de papier.